DOSYALAMA ARŞİVLEME ÇALIŞMA KİTAPÇIĞI (BYA202U)

www.onlinefotokopi.com

#-

Ara (Vize) Sınav Öncesi Son Hazırlık - Pratik Bilgiler

Aşağıdaki ifadelerdeki sınava girmeden birkaç saat önce mutlaka ezberleyin. Tamamı çıkmış sorulardan derlenmiştir. Sınav esnasında çok faydasını göreceksiniz.(Altı çizili kelimeler olumsuzdur!! Çok dikkat ediniz.)

1) Bilgisayar kasasına sabit ya da taşınabilir modelleri bulunan, yüksek kapasiteli manyetik kayıt ortamı Hard Disk

2) Dosyalama sürecinin son basamağı Dosyanın arşivlenmesi ya da yok edilmesi

3) "Akademik bir dil ile yazılmış olması" bir belgenin sahip olması gereken temel özelliklerden değildir.

4) "Yazım formatı" elektronik belgenin özgünlüğünü belirleyen faktörlerden biri değildir.

5) "Kopyalanabilirlik" elektronik belgelerin sahip olması gereken temel özelliklerden biri değil.

6) Bir elektronik belgeye eklenen veya elektronik belgeyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulaması yapmak amacıyla kullanılan elektronik veri Elektronik imza

7) "USB Disk" geleneksel dosyalama araçlarından biri değildir.

8) Kurum içinde belli bir hizmetin yapılması için ilgili kişi ya da birimlere iletilen ve yalnızca ilgili birim ya da kişilerin inceleyebildiği belgelere Hizmete özel belgeler denir

9) Belge kavramının tanımı Bir iletişim amacı güden ve kanıt niteliği taşıyan her türlü doküman.

10) EBYS?ndeki (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) herhangi bir belgenin sistemde kalma süresini belirleyerek elektronik belgeleri yaşam döngüleri boyunca kontrol etmeye yarayan öge Saklama planları

11) Belge gönderilirken zarfın sağ üst köşesinde yer alan bölüm Posta pulu

12) Gelen belge defterinde ?gelen belgenin gönderildiği birim veya kişi, belge hakkında yapılan işlem veya bilinmesi gerekenlerin kaydedildiği bölüm Açıklamalar

13) İlgili konuların bir araya getirilmesi suretiyle her grubun alfabetik sıraya konularak numaralandırması yöntemine Ansiklopedi yöntemi denir

14) Dosyalama sürecinin ilk basamağı Dosyalama sürecinin planlanması

15) "Kısalık" kurumda kullanılacak dosyalama sisteminde dikkat edilmesi gereken temel dosyalama özelliklerinden değildir.

16) Bir tabla üzerine dikine yerleştirilen, 15-20 cm. uzunluğunda, ucu sivri bir milden oluşan kullanışlı araçlara Kağıt askısı denir

17) Belgenin tanımı Bir iletişim amacı güden ve kanıt niteliği taşıyan her türlü dokümana belge adı verilir.

18) Belge sürekliliğinin belgenin bütünlüğünü ifade ettiği belge değişim süreci modeli Süreklilik Modeli

19) "Ekran kartı" veri depolama araçlarından biri değil.

20) "Sistemin boyutu" dosyalama sistemi kurulurken dikkat edilmesi gereken hususlardan değildir.

21) Dosyaların künye bilgilerini içeren dosyalama araçlarına Etiket denir

22) Belge gönderilirken zarfın sol üst köşesinde yer alan bölüm Gönderenin adresi

23) Herhangi bir elektronik belgenin üreticisini, üretildiği tarihi ve kayıt altında tutulduğu yeri belirten ve bu bilgilere erişimi mümkün kılan, belgenin kimliğini ortaya koyan bilgi Üst veri

24) Belgelerin üretiminden depolanmasına ve yok edilmesine kadar olan süreci ifade eden kavram Belge yönetimi

25) Gelen belgenin örgütün dosyalama sistemi içerisinde nereye ait olduğunu belirten bölüm Dosya numarası

26) Belge üzerinde işlem yapması istenen birimin adının yazıldığı belge türü Kişiye özel belge

27) İşletme içerisinde günlük işlemlerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan belge türü İşlem belgeleri

28) ?Akdeniz Bölgesi - Antalya İli - Kemer İlçesi? şeklinde isimlendirilme yapılan dosyalama sistemi Coğrafik Dosyalama Sistemi

29) "Karma dosyalama sistemleri" dosyalama sistemini kurmadan önce dikkat edilmesi gereken özelliklerden biri değil.

30) Bir çeşit rehber etiketi olarak da adlandırılabilen dosyalama aracı Kavalye

31) "Kısmi belgelerin düzenlenmesi" belge yönetim sistemleri kapsamında dikkat edilmesi gereken unsurlardan sayılmaz.

32) "Dosyanın İmhası" dosyalama sürecinin uygulanması aşamalarından biri değildir.

33) "Örgüt yapılarına göre belgeler" belge türlerinden sayılmaz.

34) Dosyalama sisteminin içeriğinin bilinmesine, dosya adlarının ve numaralarının düzenli bir biçimde bulunmasına olanak sağlayan listelere Dosya planı denir

35) Maddi değeri olan, para ya da paraya dönüştürülebilen belge türü Kıymetli belge

36) "Karmaşıklık" temel dosyalama özelliklerinden sayılmaz.

37) "Monitör" dosyalanacak evrak türü örneklerinden sayılmaz.

38) "Yoğun nem" dosyalama yerinde aranacak özelliklerden değildir.

39) "Kota belirlenmesi" Dosyalama sürecinin uygulama adımlarından biri değil.

40) "Kırtasiye malzemeleri" elektronik belge yönetim sistemlerinin temel unsurlarından sayılmaz.

41) "Elektronik ortamda hazırlanmaları" belgelerin sahip olması gereken temel özelliklerden değildir.

42) "Ondalık sisteme göre" indeks türlerinden biri değildir.

43) Kitaplardaki içindekiler bölümü gibi hazırlanan ve belgelerin hangi dosyaya konulacağı konusunda kolaylık sağlayan belgeyi oluşturma işlemi Fihrist hazırlama

44) Sosyal, ekonomik, kültürel veya tarihsel olaylara konu olabilecek örgütsel faaliyetler kapsamındaki belgelere Araştırma değeri açısından belgeler denir

45) "Sümen" evrakı ayırma veya gruplandırmada kullanılan araçlardan değildir.

46) Stenografi yöntemi ile birlikte uygulandığında verimliliği artan, ilgili personelin sesini kaydeden belge çoğaltma aracı Dikte makinesi

47) "Bürolarda iletişim sağlaması" dosyalama hizmetinin sağladığı faydalardan değildir.

48) "DocuDocs" teknik elemanlar tarafından kurulan ve dosyaların dijital ortama aktarımını sağlayan sanal dosyalama sistemlerinden değildir.

49) "Yönetici dışındaki personelin erişimine kapalı olması" bir elektronik belge yönetim sisteminin sahip olması gereken özelliklerden biri değildir.

50) "Bürokrasi faaliyetlerini artırması" belge yönetim sistemlerinde dikkat edilmesi gereken konulardan değildir.

51) İstenilen bir sonucun, hukuk önünde ortaya konulabilmesini temin etmek amacıyla yetkili mercii ya da kurumlar tarafından düzenlenen ve ilgili kişiye ya da muhatabına ulaştırılan gönderi türüne Tebligat denir

52) Harita, rapor, film gibi dosyalar için farklı ölçülerde seçenekleri bulunan dosyalama aracı Dosya dolabı

53) "Aktif belgeler" önem derecesine göre sınıflandırılan belge türlerinden değildir.

54) Türkiye'de elektronik belge yönetim sistemlerine ilişkin denetimleri gerçekleştiren kurum Türk Standartları Enstitüsü

55) "Dışarıdan gelen belgeler" konularına göre belge türlerinden değildir.

56) Dosyalama işlemlerinin tekdüze ve amaçlanan şekilde yapılabilmesi için planlanan işlemler sırasına Prosedür denir

57) Genelde kayıt altına alınmadan gönderilen ve dergi, gazete, kitap, broşür gibi örnekleri olan belge türü Basılı belgeler

58) "Dilekçe" elektronik belgelerden değildir.

59) "Belgeleri internet üzerinden paylaşıma açmak" elektronik belge yönetim sisteminin özelliklerden biri değildir.

60) Elde edilen kopyalara imza ekleme olanağı sunan ve her seferinde tek bir renkli baskı yapabilme özelliğine sahip olan belge çoğaltma aracı Multigraf çoğaltma makinesi

61) "Geri getiriliş tarihi" dosya isteme fişinde yer alan bilgilerden değildir.

Kaynak: www.onlinefotokopi.com

#-

Ünite 1 : Belge Akışı

Kaynak: www.onlinefotokopi.com

Kısa Özet

İşletme içerisindeki iletişim kanalları örgüt içindeki personelin birbirleriyle iletişim kurması açısından önem taşımaktadır. Bu iletişim kanallarını oluşturan bilgiler ve bu bilgileri taşıyan kayıtlar geçmişte olduğu gibi günümüzde de örgüt içerisinde önemlerini koruyan kavramlar olarak görülmektedir. İşletme yönetimi içerisinde dolaşım halinde bulunan bilgilerin belli bir taşıyıcı ortam üzerinde kayıtlı halde bulundurulması, diğer bir ifade ile belge haline dönüştürülmesi durumunda iletişimin kalıcılığından bahsedilebilir. İşletmeler içerisindeki yönetim faaliyetlerinin etkili bir biçimde yürütülmesini sağlayan bilgi ve bilgi yönetimi kaynaklarının büyük bir oranını belgeler oluşturmaktadır. Belgelerin, ilişkilerin yasallaşmasını sağlayan en önemli kavramlardan birisi olması, yazışmaların örgüt içi ve örgüt dışı ilişkilerde, faaliyet alanlarında ve alınan kararlarda kanıt niteliği taşımasını sağlamaktadır. İşletme içerisinde yapılan yönetsel faaliyetlerde iletişim ve dağıtım kanalları ile birlikte yapılan önemli işlerden birinin dosyalama işlemi olması örgüt içerisinde yapılan yazışmaların, kayıtların ve dosyalama işleminin birbirini takip eden bir süreç olmasını sağlamaktadır. Belgeleri oluştuğu aşamadan itibaren ele alan ve belgelerin dosyalanması, arşivlenmesi, imha programlarının oluşturulması, dosya transferi ve çoğaltma gibi etkinliklerden oluşan sürece kayıt yönetimi adı verilmektedir. Bilgileri taşıma özelliğine sahip olan kayıtlar örgüt içerisinde birimler arasında olabileceği gibi örgütten dışarıya veya dışarıdan örgüte biçiminde de olabilir. Bu iletişim kanalları içerisinde daha da girift yapılara kavuşabilen bilgiler yazılı, sözlü, sesli veya görüntülü bir biçimde dolaşabilme imkânına da aynı zamanda sahiptir. Kayıtların ofislerde kullanılma süresi içerisinde bir dizi aşamalardan geçmesi kaydın yaşam süreci adı altında değerlendirilmektedir. Bir kaydın yaşam süreci, onun kendisinden kaynaklanan değere ve konu alanına bağlı olmaktadır. Ayrıca belgenin güncel olmasına, var olan bilgi birikimi ile ilgili olmasına, bilgi ve kayıt merkezinin amaçlarına ve kullanıcı gereksinimlerine bağlı olarak da değişmektedir. Belge kavramı, örgüt içerisinde görülen ve yapılan faaliyetler ve iletişimler sırasında her türlü yazılmış, basılmış, kayda alınmış, şifrelenmiş ve resmedilmiş evrakların tümüne verilen ad olarak literatürde yer almaktadır. Belge yönetimi kavramı ise, örgüt içerisindeki güncel olan veya olmayan belgelerin belirli standartlar dâhilinde yönetilmesini sağlayan, örgüt yapısı içerisinde var olan ve iletişim kanalları aracılığıyla gerçekleşen alışveriş sürecinin etkili bir biçimde yürütülmesini ve denetimini sağlamaktadır. Belge yönetim sistemlerinin etkili olarak kullanılabilmesi belge ile ilgili sistemlerin düzenlenmesinden ve yürütülmesinden sorumlu olan yöneticilerin ve bilgi yönetimi ile ilgilenen üst kademe çalışanların eğitilmesi ve ortak bir çaba içerisinde olması önemli bir husustur. Yapılan örgütsel faaliyetler sonucunda çok sayıda belge ortaya çıkmaktadır. Sunum formatı açısından, kullanım türlerine göre, üretim yerlerine göre, nitelikleri bakımından ve taşıdıkları değer açısından farklı türlere göre sınıflandırılmaktadırlar. Ayrıca ilk elden ulaşılan birincil kaynaklar ve başkasının araştırma sonuçlarının vb.lerinin kullanıldığı ikincil kaynaklar da belge türleri arasında değerlendirilmektedir. Yoğun rekabet ortamı içerisinde harcanan saatlerin efektif bir biçimde kullanılıp, örgütün yararına olacak biçimde değerlendirilebilmesi adına yapılan her türlü organizasyon çabası olarak adlandırılan zaman yönetimi kavramı örgüt içi dosyalama sistemlerinde ve dağıtım ve iletişim kanallarında belirli standartlar dâhilinde uygulanması gereken yönetsel faaliyetler arasındadır. Ayrıca çalışan personelin ergonomi, iş etüdü, hareket etüdü ve iş ekonomisi ilkelerine göre çalışma ortamlarını düzenlemesi örgüt verimliliğine de doğrudan etki etmektedir. Dağıtım bölümü, haberleşme bölümü, belge bölümü vb. isimler alabilen dağıtım kanallarının işleyişinden sorumlu olan bölümler, örgüt ile ilgili belgelerin kayıt ve kontrol işlemleri yapıldıktan sonra ilgili kişi veya birimlere belgelerin teslimi konusunda görev paylaşımı içerisinde bulunurlar. Yapılan örgüt faaliyetleri sırasında dışarıdan belge alımı gerçekleştirileceği gibi faaliyet konuları ve diğer konular kapsamında işletmelerin dışarıya belge göndermeleri de gerekmekte ve belirli standartlar kapsamında bu belgelerin kayıtlarının yapılması gerekmektedir.

Püf Noktalar

• Kayıt yönetimi sürecinin kritik taraflarından birisi de içinde bulunulan sektöre göre şekillendirilmesi gerektiğidir. Kayıtların mevcut sektör içinde belirlenen standartlarda ve hukuki şartlarda yönetilmesi gerekmektedir.
• Örgüt içerisinde belirli faaliyetler sonucunda üretilen belge türleri, örgüt yapısına göre değişebileceği gibi örgütün içinde yer aldığı sektöre göre de değişiklik gösterebilmektedir.
• Bilgi teknolojilerini verimli bir biçimde kullanan örgüt yapılarında genellikle elektronik ortamda gönderiler gerçekleşmektedir. Gizlilik derecesi yüksek olan belgelerin bu gönderi yöntemiyle gönderilmesi problem yaratabileceği için ?ilgili kişiye? veya ?taahhütlü? biçiminde de gönderiler örgütün teknoloji düzeyi ne olursa olsun halen kullanılmaktadır.
• Örgüt içerisinde genellikle belge biriminin iş tanımı içerisinde olan kayıt alma işlemi bazı örgütlerde yönetici veya kat sekreteri tarafından da yapılmaktadır. Örgüt tarafından belirlenen kişilerce yapılan kayıt alma işlemi kim tarafından alınırsa alınsın belirli standartlar dahilinde gerçekleştirilmelidir.
• Stenografi, alfabe ve noktalama işaretlerinin yerine semboller ve kısaltmalar kullanılmasını ifade etmektedir. İş görüşmelerinde, mahkeme salonlarında, iş toplantılarında oldukça yaygın bir biçimde kullanılmaktadır.
• Kayıtlı elektronik posta sistemleri, posta işlemlerinde günümüz teknoloji araçlarının kullanılmasıyla gerçekleştirilir. İstendiği takdirde tarih, saat, tanımlama logosu, içerik doğrulama ve kriptolama özellikleri eklenebilir. Hukuksal açıdan kanıt niteliği de taşımaktadırlar.

Kısa Kısa

• Örgüt içerisindeki iletişim kanallarının işlerliği örgüt içindeki personelin birbirleriyle iletişim kurması ve eşgüdüm içinde çalışarak örgütsel amaçlara ulaşmaları açısından büyük önem taşımaktadır. Bu iletişim kanallarını oluşturan bilgiler ve bu bilgileri taşıyan kayıtlar geçmişte olduğu gibi günümüzde de örgüt içerisinde önemini korumaktadır. İşletme yönetimi içerisinde dolaşım halinde bulunan bilgilerin belli bir taşıyıcı ortam üzerinde kayıtlı halde bulundurulması, diğer bir ifade ile belge haline dönüştürülmesi durumunda iletişimin kalıcılığından bahsedilebilir. Örgütlerde yönetim faaliyetlerinin etkili bir biçimde yürütülmesini sağlayan bilgi ve bilgi yönetimi kaynaklarının büyük bir kısmını belgeler oluşturmaktadır.
Hukuksal yapıda yasal temeldeki işlevlerin belgelere dayandırılması, örgüt içi faaliyet yönetiminin belgeler yoluyla yapılandırılması ve işlenmesi bilgi yönetimi ile birlikte belge yönetimi kavramının önemini işletmeler açısından ortaya koymaktadır. Örgüt içerisinde üretilen bilgilerin ve bilgi kaynaklarının kaydedilen ortam gözetilmeksizin denetimini ifade eden bilgi yönetimi kavramı ve belgelerin üretiminden depolanmasına ve yok edilmesine kadar oluşan süreci ifade eden belge yönetimi kavramları işletme yönetimi içerisinde günden güne artan öneme sahip olmaya başlamıştır. Yönetim kavramının alt disiplinlerini oluşturan bilgi ve belge yönetimi kavramları örgüt içerisindeki diğer yönetim faaliyetleri ile birlikte uygulanmaya başlanmış, iletişim kanallarının etkili bir biçimde kullanılması belge akışı ve dosyalama faaliyetlerinin birlikte kullanılması ile uygulamaya geçirilmiştir.
• DOSYALAMA VE ARŞİVLEME İLE İLGİLİ TEMEL KAVRAMLAR
İşletme içerisinde yapılan yönetsel faaliyetlerde iletişim ve dağıtım kanalları ile birlikte yapılan önemli işlerden biri de dosyalama işlemidir. Örgüt içerisinde yapılan yazışmalar, kayıtlar ve dosyalama işlemi birbirini takip eden bir süreç içindeki unsurlardır. Bu işlemlerin birbiri ile uyumlu ve koordineli bir biçimde yürütülmesi örgüt içindeki yönetsel faaliyetler açısından hayati önem taşımaktadır. Bu koordinasyonun sistemli ve birbiri ile çelişmeyen bir yapıda olması gerekmektedir. Dosyaların bu yapılar dâhilinde düzenli bir biçimde oluşturulması ve sınıflandırılması ulaşılmak istenen evraklara kolay ve hızlı bir biçimde ulaşmayı sağlamaktadır. Örgütler kendi iç çevresinde olduğu gibi içinde bulunduğu sektör, devlet yönetimi ve kamu yapıları gibi dış çevre unsurlarıyla da iletişim-etkileşim içerisinde bulunmaktadır. Bu ilişkilerin bir kısmı yasal zorunluluk çerçevesinde yapıldığı için yazışmalar dâhilinde belgelerin oluşmasını sağlamaktadır. Bu belgeler ise iletişim ve etkileşimin yasallaşmasını sağlayan en önemli unsurlardan birisidir. Bu yazışmalar örgüt içi ve örgüt dışı ilişkilerde, faaliyet alanlarında ve alınan kararlarda kanıt niteliği taşımaktadır. İş tanımları ve iş gerekleri kapsamında olsa dahi yetki aşımı gibi durumların oluşmaması adına özellikle iç yazışmalar önem kazanmaktadır. Örgüt içerisinde yazışmalar kapsamında oluşturulan belgeler örgüt içi yönetiminin sağlıklı bir biçimde yürütülmesine yardımcı olmaktadır.

şimdi bu konu ile ilgili çıkmış sorulara göz atalım;

Dosyalama ve arşivlemenin temel kavramları ile ilgili aşağıdaki özelliklerden hangisi doğrudur? A) Dış çevre ile etkileşim içinde olmaması B) Yetki aşımı durumlarının oluşması C) Kanıt niteliği taşımaması D) Yazışma ve dosyalama işlemlerinin koordineli olmaması E) Örgüt içi yönetsel faaliyetler açısından önemli olması 2017 Ara Sınav Doğru Cevap: E





• KAYIT YÖNETİMİ
Bir yazının, bir hesabın tarih, numara vb.nin veya kopyasının bir yerde yazılı olarak bulunmasını ve aynı zamanda bilgiyi taşımasını ifade eden kayıt kavramı, günümüz dünyasında organizasyonların temelini oluşturmaktadır. Önceden söz edildiği gibi bilginin herhangi bir taşıyıcı ortam üzerine kaydedilmesi durumunda belge kavramı ortaya çıkar ve ancak belge ile örgüt içi bilgi iletişim sürecinin kalıcı bir değeri olabilir. Belgelerin bir olayın gerçeğe uygunluğunu veya bir olayın varlığını kanıtlayan her türlü bilgi kaynağı olması, yönetim kararlarını gösteren ve doğrulayan bir kavram olmasını ifade eder.

şimdi bu konu ile ilgili çıkmış sorulara göz atalım;

Bir olayın gerçeğe uygunluğunu veya bir olayın varlığını kanıtlayan her türlü bilgi kaynağına ne ad verilir? A) Kayıt B) Belge C) Belge yönetimi D) Arşiv E) Kayıt yönetimi 2014 Ara Sınav Doğru Cevap: B





Aşağıdakilerden hangisi örgüt içerisinde yapılan faaliyetler sonucunda oluşan tüm belgelerin bölüm ve/veya konu tasnifi yapılarak belirli bir standart dâhilinde oluşturulması işlemidir? A) Dosyalama B) Kayıt yönetimi C) Dosyalama süreci D) Dosya planı E) Kayıt yaşam süreci 2013 Ara Sınav Doğru Cevap: D





Aşağıdakilerden hangisi kayıt yönetiminin amaçlarından biri değildir? A) Kayıt depolama B) Kayıt oluşturma C) Kayıt sürdürme D) Kayıt geliştirme E) Kayıt işlem 2013 Ara Sınav Doğru Cevap: D





• Arşiv Yönetimi
Örgüt yapısına dışarıdan gelen, örgüt içi faaliyetler sonucunda oluşan veya örgütten dışarıya gönderilen belgeler, işletme içerisinde dosyalama işlemi ile birlikte bir süre tutulduktan sonra aktif olarak kullanımdan kaldırılır. Aktif kullanımları son bulan dosyaların öncelikle yasal gereklilikler dolayısıyla saklanması gerekmektedir. Saklama işlemine tabi olan dosyalar teker teker incelenirler ve arşiv adıverilen farklı bir depolama alanına transfer edilirler. Arşiv alanında tutulan dosyalar faaliyetler sonucu oluşan olayların gerektiğinde kanıtı niteliğinde kullanılabileceği gibi yasal saklama süresi nedeniyle de kendilerine kullanım alanı bulurlar. Kayıtların örgüt içerisindeki dosyalama alanlarından arşive transfer edilmesi ile ilgili farklı uygulamalar mevcuttur ve artık kanıt gereği duyulmayan veya yasal süre aşımı sebebiyle saklanmasına gerek duyulmayan belgelerin ise kurallar çerçevesinde imha edilmesi gerekmektedir.

şimdi bu konu ile ilgili çıkmış sorulara göz atalım;

Kurumsal faaliyetler içerisinde belgelerin üretiminden uygun bir biçimde dağıtılmasına, erişilmesine, dosyalanmasına, ayıklanmasına ya da imha edilmesine kadar sürdürülen her türlü işlemin kontrol altına alınmasını sağlayan ilke ve uygulamalara ne ad verilir? A) Elektronik yönetim B) Arşiv yönetimi C) Kaynak yönetimi D) Belge yönetimi E) Personel yönetimi 2014 Ara Sınav Doğru Cevap: D





• BELGE VE TÜRLERİ
Örgütlerde belgelerin dolaşımı daha önceden de bahsedildiği gibi örgüt içerisinden gelen belgeler, örgüt dışarısından gelen belgeler ve örgütün dışarıya gönderdiği belgeler şeklinde olmaktadır. Örgüt içerisinde yaratılan belgeler, fiziksel olarak mevcut yönetim binasında olabileceği gibi örgütün farklı fiziksel yapılarındaki hatta farklı şehirlerdeki veya ülkelerdeki şubelerinden de gelebilir. Örgütün dış çevre birimleri ile yapmış olduğu belge alışverişi ve belge yaratımı süreci, diğer işletmelerden olabileceği gibi resmi dairelerden, gerçek ve tüzel kişiliğe sahip farklı birimler arasından olabilir. Alışveriş halinde olan belgelerin genellikle örgütün ilişkili bulundukları kuruluşlardan gelmesi ve onlara gitmesi gelen giden belge konusunda standartlaşmanın etkililiğini gerektirmektedir. Örgütlere gelen ve giden belgelerin dolaşımı, işletmenin bulunduğu bölgedeki posta kuruluşları aracılığıyla, özel kuryeler veya işletmelere bağlı kuryelerle, faks ve teleteks yoluyla, kargo yoluyla veya e-posta gibi haberleşme araçları yoluyla sağlanmaktadır. Şehirlerarası gönderilecek olan belgelerde genellikle posta kuruluşları ve kargo şirketleri örgütler tarafından kullanılırken, şehir içi belge dolaşımı zaman açısından avantaj kazandırdığından dolayı özel kuryeler tarafından yapılmaktadır. Belge dolaşımının daha çok bilgisayar ortamında yapıldığı örgütlerde zaman ve maliyet giderlerinin önüne geçilmesi ve bürokratik işlerin azaltılması açısından gizlilik derecesi yüksek olan belgeler dışındaki evraklar bilgi teknolojisi araçları vasıtasıyla gönderilmektedir.
• Sunum Formatına Göre Belgeler
Belgeler sunum formatı açısından incelendiğinde; yazılı, basılı ve manyetik belgeler olarak üçe ayrılmaktadır. Yazılı Belgeler: El ile veya klavye ile yazılan belgelerdir. Kamu sektörü veya özel sektör fark etmeksizin günümüz örgüt yapılarındaki faaliyetlerde halen en fazla kullanım alanı bulan belge türü arasında yer almaktadır. İşletme içerisinde üretilen yazışmalarda, raporlarda ve formlarda halen bu tür belgelerin kullanımı sıklıkla görülmektedir. Basılı Belgeler: Yazılı belgelerin fotokopi, matbaa vb. çoğaltma araçları ile basılan ve çoğaltılan dokümanlardır. Basılı raporlar, fotoğraflar, broşürler, dergiler vb. bu kategoride değerlendirilen belge türleridir. Manyetik Belgeler: Manyetik kayıt gereçleri üzerinde üretilen veya bu ortamlara aktarılan ve bu ortamlar üzerinde kullanıma sunulan ve depolanan belgelerdir. Mikrofilmler ve mikroformların türleri, bilgisayarın sabit diskinde olan veriler, harici diskler, CD ve DVD gibi medya ortamı üzerinde bulunan belge türleri manyetik belgelere örnek olarak verilebilir.

şimdi bu konu ile ilgili çıkmış sorulara göz atalım;

Aşağıdaki belgelerden hangisi sunum formatındadır? A) Manyetik belgeler B) Örgüt içi belgeler C) Danışma belgeleri D) işlem belgeleri E) Mali belgeler 2018 Ara Sınav Doğru Cevap: A





şimdi bu konu ile ilgili çıkmış sorulara göz atalım;

Aşağıdakilerden hangisi belge türlerinden biri değildir? A) Örgüt yapılarına göre belgeler B) Sunum formatına göre belgeler C) Kullanım türlerine göre belgeler D) Üretim yerlerine göre belgeler E) Niteliklerine göre belgeler 2015 Ara Sınav Doğru Cevap: A





• Kullanım Türlerine Göre Belgeler
Kullanım türlerine göre belgeler ise; işlem belgeleri ve danışma belgeleri şeklinde iki grupta incelenmektedir. işlem Belgeleri: Bu tür belgeler işletme içerisinde günlük işlemlerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan belge türüdür. Örnek olarak; faturalar, sipariş formları, kontratlar, çekler, bakım raporları gibi günlük faaliyetleri gerçekleştirmeye yönelik belgeler örnek gösterilebilir. Danışma Belgeleri: İşletme içerisinde kuruluşundan bu yana veya uzun bir süredir devam eden faaliyetlerle ilgili olan belgelerdir. Örgüt planları, yönetim kurulu kararları, memorandumlar, örgütler arasında yapılan yazışmalar danışma belgelerine örnek olarak verilebilir.

şimdi bu konu ile ilgili çıkmış sorulara göz atalım;

İşletme içerisinde günlük işlemlerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan belge türü aşağıdakilerden hangisidir? A) Danışma belgeleri B) Gizli belgeler C) Resmi belgeler D) İşlem belgeleri E) Örgüt içi belgeler 2014 Ara Sınav Doğru Cevap: D





Aşağıdaki belgelerden hangisi niteliklerine göre sınıflandırılmıştır? A) Danışma belgeleri B) Örgüt dışı belgeler C) işlem belgeleri D) Örgüt içi belgeler E) Mali belgeler 2018 Ara Sınav Doğru Cevap: E





• Üretim Yerlerine Göre Belgeler
Üretim yerlerine göre belgeler örgüt dışı ve örgüt içi belgeler olarak gruplandırılır. Örgüt Dışı Belgeler: Örgüt dışı belgeler, örgüt dışı ile ilgili faaliyetlerle ilişkili olan belge türleridir. Örgütün dış çevresi, müşterileri, ortakları ve kamu kuruluşları ile olan iletişimlerinde kullanılan belgeler örgüt dışı belgelere örnek olarak verilebilir. Örgüt İçi Belgeler: Örgüt içi belgeler, örgütlerin yönetsel faaliyetleri ile ilgili olan belge türleridir. Özellikle söz konusu örgüt ile ilgili faaliyetleri içerirler. Bu tür belgeler örgüt yapısı içerisinde üretilebileceği gibi örgüt yapısı dışında da üretilebilmektedir. Örgüt içinde birimler arası yapılan yazışmalar bu kategoride değerlendirilir.
• Taşıdıkları Değer Açısından Belgeler
Taşıdıkları değer açısından da belgeler gruplandırılabilmektedir. İdari Değer Açısından Belgeler: Örgütlerin günlük faaliyetleri sırasında ortaya çıkan ve gereksinim duydukları belgelerdir. Örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi aşamasında sürekli ihtiyaç duyulan bu belgelerin, yönetsel amaçları desteklemeye devam ettikleri sürece değerleri devam etmektedir. Örgütsel faaliyetlerin yapılanması ve sürdürülebilmesi konusunda bu belge türünün önem ve gereklilik derecesi yüksektir. Mali Değer Açısından Belgeler: Örgüt yapıları içerisinde mali faaliyetlerin sonucunda ortaya çıkan belge türleridir. Her türlü ticari işlemin ve personele ödenen maaşların bu belge türleri ile dosyalanması gerekmektedir. İleride olabilecek denetlemelere ve problemlere karşı kanıt niteliği taşıdıklarından önem derecesi yüksek olan bir belge türüdür.
• İmha Edilecek Belgeler
Herhangi bir kategori içerisinde yer almayan ve bütün süreç içerisinde ömrünü tamamlamış olan belgeler bu kategoride yer alır. Genellikle arşivlemeden sonra bu aşama dikkate alınır. Gerekli yasal düzenlemelerin dikkatlice incelenmesi ve imha işleminin yasal çerçevelerce yapılması dikkat edilmesi gereken noktalar arasındadır. Dosya Planı Örgüt içerisinde yapılan yönetsel faaliyetlerin istenilen bir biçimde olması dosyalama faaliyetinin belirli bir standartta yapılabilmesine bağlıdır. Dosyalama sisteminin içeriğinin bilinmesine, dosya adlarının ve numaralarının düzenli bir biçimde bulunmasına olanak sağlayan listelere dosya planı adı verilmektedir. Dosya planları örgüt içerisinde yapılan faaliyetler sonucunda oluşan tüm belgelerin bölüm ve/veya konu tasnifi yapılarak belirli bir standart dâhilinde oluşturulması işlemidir. Dosya planı içinde belgeler belirli kodlara veya numaralara göre sınıflanmış halde bulunurlar. Örgüt faaliyetleri kapsamında yeni açılan dosyalar vakit geçirilmeden dosya planına dâhil edilirler. Dosya planları örgüt yapılarına göre değişiklik göstermekle birlikte ana gruplardan ve onlara bağlı alt ve tek gruplardan oluşabilir. Bir örgüt yapısı için hazırlanmış olan dosya planı standardizasyon açısından örgüte bağlı yapılan tüm faaliyetleri içerecek şekilde tasarlanmalıdır.
• Zamanı Etkili Kullanma
Örgüt yapılan içinde zamanı etkili olarak kullanmanın tüm yönetsel faaliyetler içerisine yayılması, örgüt amaçlarına etkili bir biçimde ulaşabilmenin yanında çalışan personelin de motivasyonuna katkıda bulunması açısından önemli bir kavram olarak karşımıza çıkmaktadır. Zamanı etkili kullanmanın yönetsel faaliyetlere doğrudan etki eden zaman yönetimi kavramıyla ilişkilendirilmesi, zaman denilen ve bireylerden bağımsız olan kavramın oluşturacağı maliyetlerin önüne geçilmesine olanak tanımaktadır. Örgüt içerisindeki faaliyetlerde zaman yönetimi kavramının yöneticilerce ve çalışanlarca benimsenmesi örgüt verimliliğini attıran bir durum yaratarak, katlanılması gereken maliyetler konusunu da aşağıya çeken bir etken olmaktadır. Yoğun rekabet ortamı içerisinde harcanan saatlerin efektif bir biçimde kullanılıp, örgütün yararına olacak biçimde değerlendirilebilmesi adına yapılan her türlü organizasyon çabası olarak da adlandırabileceğimiz zaman yönetimi kavramı dosyalama sistemleri içerisinde de örgütün her aşamasında olduğu gibi ayrı bir öneme sahiptir.
• GELEN BELGELERİN KONTROLÜ VE İZLENMESİ
Örgütler birer açık sistem olduklarından örgüt içerisinde yapılan faaliyetler sonucu ortaya çıkan belgeler sadece kendi yapıları kapsamında ele alınmazlar. Faaliyetler sonucunda ortaya çıkan belgeler dışarıya gönderilebileceği gibi ihtiyaç veya bilgilendirme durumunda da dışarıdan belge kabul edilmesi gerekmektedir. Örgüte dışarıdan gelen belgelerin de örgüt içerisinde üretilen belgeler gibi belli bir standart dâhilinde dosyalanması ve bunun öncesinde kabulü gerekmektedir. Gelen Belgelerin Teslim Alınması Örgüte gelen belgelerin teslim alınması belgenin geliş yoluna ve türüne göre değişebilir. Posta İle Gelen Belgeler Posta yoluyla gelen belgelerin teslim alınmasında herhangi bir prosedür uygulanmamaktadır. Belgeler, postacılar tarafından ilgili birimlere veya posta kutularına bırakılır. Taahhütlü veya İadeli Taahhütlü Belgeler Belgelerin geldiği servisteki ilgili personel tarafından imza karşılığında alınan belgelerdir. Belgeyi teslim alan ilgili, personel birimde çalışan biri olabileceği gibi dosyalama personelinden birisi de olabilir. İmza karşılığı alındığı için belgenin doğru birime veya adrese gönderildiği kontrol edilerek teslim alınmalıdır. İlgili Kişilerin Getirdikleri Belgeler Bu tür belgeler örgütlerde özel bir birim tarafından teslim alınır, kayda geçirilir ve belgenin geldiği ilgili kişiye belgeye dair tarih ve numarayı içeren bir makbuzla teslim edilir. Kurye İle Gelen Belgeler Örgüt içinden veya dışından kurye ile gelen belgeler kurye tarafından ilgili birime veya kişiye teslim edilir. Kurye ile gelen belgelerin teslimatı sırasında zimmet defterine gerekli kayıtlar yapılır ve belgenin teslim alındığına dair bir imza istenir. Özellikle ?gizli? formatındaki belgelerin dağıtılmasında izlenen bir yoldur. Kargo İle Gelen Belgeler Kargo ile gelen belgeler örgütün belirlediği kişi veya birim tarafından imza karşılığında teslim alınmaktadır. İmza karşılığı alındığı için teslimat sırasında kontrol edilmeli ve ortaya çıkabilecek yanlışlıkların önüne geçilmelidir. Faks veya Teleks Yoluyla Gelen Belgeler Bu iletişim teknolojileriyle gelen belgeler genellikle ilgili birim veya kişilere iletilir. Birime veya isme yönelik iletildiği için belgeleri teslim alacak kişi bellidir. ?Gizli? kategorisindeki belgelerin bu yolla gönderilmesi örgüt için problemli bir durum oluşturabilir. E-Posta Yoluyla Gelen Belgeler Bu yolla gelen belgeler genellikle örgütün e-posta adresine, yöneticinin e-posta adresine veya yönetici sekreterinin e-posta adresine gönderilirler. Her yapıda olmasa da genellikle sekreterler e-posta yoluyla gelen belgeleri teslim alan personeldir. Gerekli gördüğü takdirde kendi inisiyatifi dâhilinde okunması, cevaplanması ve gönderilmesi de sekreter tarafından yapılabilir. E-posta yoluyla gönderilen belgeler çıktısı alınıp dosyalama sistemine dâhil edilebileceği gibi elektronik ortamda da saklanması söz konusu olan belgelerdir.
• BELGE ÇOĞALTMA ARAÇLARI
Örgüt yapılarında belgeler, yapılan faaliyetler sonuncunda veya örneklerinin farklı birimlerde bulunması amacıyla, kısacası ihtiyaç duyulduğunda çoğaltılmak durumunda kalabilirler. İşletmelerde farklı yapılarda ve işlevlerde belge çoğaltma araçları kullanılmaktadır. Fotokopi makinesi, sıvı ile çalışan çoğaltma makineleri, jelatin çoğaltma makinesi, multigraf çoğaltma makineleri, ofset çoğaltma makineleri, adresograflar, dikte makineleri, mikrofilm makineleri ve bilgisayarlar belge çoğaltma araçlarına örnek olarak gösterilebilir.
• Dikte Makineleri
Dikte makinelerinin kullanımında yöneticinin ve ilgili personelin sesleri kaydedilir ve sekreter veya ilgili personel makinedeki bu sesleri kulaklıktan dinleyerek bilgisayar ortamında yazıya döker. Stenografi yöntemi ile birlikte uygulandığında zamanı etkili kullanma ilkelerine uyularak örgütsel faaliyetlerde önemli bir zaman tasarrufu sağlanmış olur. Toplantılarda ve çevirilerde kullanım alanı yüksek olan bu makineler genellikle teknolojik açıdan belli bir seviyenin üzerinde olan işletmelerde kullanılmaktadır. Mikrofilm Makineleri Örgüt yapılarında genellikle arşivlerde ve kütüphanelerde kullanım alanı olan mikrofilm makineleri belgeler, fotoğraflar, planlar vb. dokümanları kısaltılmış ve küçültülmüş bir halde depolamak ve muhafaza etmek için kullanılan 16, 35, 70 ve 105 mm. ebatlarında fotoğraf filmi şeklinde çıktı ve kopya alınan makinelerdir. Belgelerin kısaltılması ve küçültülmesi sağlandığından daha fazla bilginin daha küçük yerde depolanması dolayısıyla mekân tasarrufu sağlar. Bilgisayarlar Bilgisayarlar kendilerine önceden yüklenmiş programlar vasıtasıyla bilgileri ve belgeleri depolayabilen, istenildiği anda ulaşılmasına olanak sağlayan, örgütsel faaliyetler açısından önemli oranlarda zaman tasarrufu sağlayan makinelerdir. Gelişen teknoloji ile birlikte bilgisayarlar artık sabit olmakla kısıtlı kalmayıp mobil olarak da örgüt faaliyetlerinde efektif bir biçimde kullanılmaktadır. Bilgisayarlara bağlanan yazıcılar sayesinde istenilen belge veya dokümanların çıktısı alınarak çoğaltma ve kopyalama işlemleri kısa sürelerde gerçekleştirilmektedir.
• ZARFLAMA VE GÖNDERME YÖNTEMLERİ
İşletmeler içerisinde gönderilmek üzere hazırlanan belgelerin hazırlanmasındaki özen, belge çeşidine göre zarflama ve paketleme konusunda da gösterilmelidir. Belgeler genellikle katlanarak zarf içine konulmaktadır. Belgenin katlanmasındaki amaç, gönderilen iletinin daha kolay açılmasını ve ileti ile birlikte gönderilen belgenin buruşmasını önlemektir. İleti türüne göre uzun zarfa konulacak dokümanlar aşağıdan yukarıya olmak üzere iki kez katlanır. Eğer gönderilen iletinin yazıldığı belge antetli kağıttan oluşuyorsa, başlık kısmının yerleştirme biçimine göre geride kalması gerekmektedir. Gönderilecek olan belgeler veya dokümanlar pencereli zarflara da yerleştirilebilir. Pencereli zarflarda adres bölümü belgenin üzerinde yer aldığı için ayrıca adres yazılmasına gerek yoktur. Bu tür zarflarda gönderilecek belgenin yanlış zarflara konulmasının da önüne geçilir. Eğer göndereceğiniz belgenin içine konulduğu zarf antetli değilse; diğer bir ifade ile zarfın üzerinde gönderen adresi bulunmuyorsa, adres zarfın sol üst köşesine yazılabilir. Gönderen adresinin, zarfın uzunluğunun yarısını, eninin ise 1/3?ünü aşmamasına dikkat edilmelidir. Adres yazılırken zarfın üst ve sol tarafından küçük bir boşluk bırakılmalıdır. Etiketleme Faaliyetler sonucu oluşan belgelerin gönderilmesi sırasında kullanılan zarflarda belgenin istenilen yere istenilen sonuçla ulaşmasını sağlayacak bazı etmenler vardır. Bu etmenlere verilecek önem gönderilen belgenin sağlıklı bir biçimde ulaşmasını sağlayacaktır. Gönderenin Adresi İşletmelerde genellikle antetli zarflar kullanılmasına karşın antet içermeyen zarflarda gönderenin adresi bölümü zarfın sol üst köşesinde yer almaktadır. Antetli zarflarda ise örgütün bilgilerini içeren başlık zarfın sol üst köşesinde veya üst orta bölümünde yer almaktadır. Alıcının Adresi Gönderilen belgenin istenilen biçimde ilgili kişiye ulaşması bu bölümün doğru ve titizlikle doldurulmasına bağlıdır. Alıcının adresi zarf üzerinde sağ alt bölüme, zarfın orta kısmından başlayarak yazılır. Adresin yazımında bir satır aralığı kullanılırken, son bölümde belgenin gideceği il veya ilçe bölümleri temel bölümden iki satır aralık fark bırakılarak yazılır. İl adından önce semt veya ilçe isimleri virgül ile il adından ayrılır. Alıcının adresi zarfın üzerine el ile yazılabileceği gibi bilgisayar ortamından çıktı alınıp etiket biçiminde yapıştırılarak da uygulanabilir. Postalama Şekli Gönderilecek zarf üzerinde postalama şekli belirtilecekse bu ifade, ?gönderenin adresi?nden sonra iki/dört satır boşluk bırakılarak büyük harflerle ve harfler arasında bir boşluk verilerek altı çizili biçimde yazılır. Bu bölüm için de postalama şeklini belirten etiket istendiği veya gerekli görüldüğü takdirde zarfın üzerine yapıştırılabilir. Posta Pulu Yeri Gönderilecek zarfta pul, zarfın sağ üst köşesine yapıştırılmaktadır. Pul yerine geçmekte olan damga pulu da aynı yere basılmaktadır.
• Mektup: Genellikle güncel ve kişisel belgeler mektup ile gönderilir. Zarf içinde olmaları veya zarfların açık ya da kapalı olması mektupların niteliklerini değiştirmemektedir. Resmi kurumlar yurt içinde 5 kg?a kadar ağırlık hakkına sahiplerken özel işletmelerde bu ağırlık 2 kg. ile sınırlandırılmıştır. En büyük boyu 60 cm?yi geçmemek üzere uzunluğu, genişliği ve kalınlığı 90 cm. olmalı, boyutları 2 mm?lik toleransla en az 14x9 cm?den az olmamalıdır. Tomar olarak gönderilmesi durumunda ise en büyük boyu 90 cm?yi geçmemek üzere uzunluğu ve iki defa çapı toplamı 104 cm. ve en az 17 cm. olmalıdır.
Posta kartı: Dikdörtgen biçiminde karton malzemeden veya dayanıklı kâğıttan yapılmış olmalıdır. İşletmeler tarafından antetli olarak basılmamışsa yurt içi gönderimlerde yüz tarafının başına ?posta kartı?, yurt dışına yapılan gönderimlerde ise aynı bölüme ?Carte Postale? ibaresi yazılmalıdır. Dikdörtgen alanın en az sağ yarısı gönderilen adresin yazılması, pul ve gerekli hizmetlere ilişkin etiketlerin yapıştırılmasına olanak verecek biçimde boş bırakılmalıdır. Basılmış kâğıt: Kâğıt karton veya basım sırasında kullanılan maddeler üzerine klişe, kalıp veya negatif kullanılmasını gerektiren veya fotoğraf tekniğiyle çoğaltılan baskı şeklindeki belgelere basılmış kâğıt adı verilmektedir. Gazeteler, dergiler, broşürler, fotoğraflar, haritalar, gravürler vb. basılmış kâğıt kategorisinde değerlendirilmektedir. Ağırlık limitleri yurt içinde 3kg, yurt dışına yapılan gönderimlerde ise 2 kg. olarak belirlenmiştir. Boyutlar bakımından kısıtlar ise mektup biçimiyle aynı şekilde düzenlenmiştir. Davetiyeler: Özel günler için gönderilen belge türüdür. Davetiyeler genellikle ilgili kişiye teslim edilmekte ve ücretlendirme tarifesi şehiriçi, yurtiçi ve yurtdışı olarak yapılmaktadır. Küçük paketler: Ticari değeri olsun veya olmasın her türlü eşya kapsayan gönderilere küçük paket adı verilmektedir. Gönderilme işlemi genellikle kayıtlı olarak yapılmakta ve ağırlık kapasitesi 2 kg. üzerine çıkamamaktadır. Sekogram: Kişisel veya genel nitelikte görme engellilere özgü kabartma baskılar taşıyan yazılara sekogram adı verilmektedir. Görme engellilere özgü yazı işaretlerini taşıyan belgeler, bu belgelerin baskısında kullanılan kalıplar ve klişeler, görme engellilerin kullanabileceği seslendirilmiş maddeler ve kabartma baskıda kullanılan özel kâğıtlar bu kategoride yer almaktadır. Bu tür gönderilerin ağırlıkları 7 kg?ı geçememektedir.
• Tebligat İşlemleri
Tebligat Kanunu hükümlerine tabi olarak, istenilen bir sonucun, hukuk önünde ortaya konulabilmesini teminen yetkili mercii veya kurumlar tarafından düzenlenen, posta dağıtıcısı tarafından ilgili kişiye ya da muhatabına ulaştırılan gönderi türüdür. Adli, idari ve vergi tebliğ evrakları bu yöntemle muhatabına bildirilir.
• Telgraf
İşletmeler tarafından gönderilen belgelerin posta dağıtım kuruluşları tarafından kabul edilerek elektronik ortamda iletilmesi ve posta dağıtıcıları tarafından alıcılara teslim edilmesi hizmeti olarak ifade edilebilir. Resmi kuruluşlar tarafından çekilen, mühürlü ve antetli kağıda yazılmış ve gönderici makamlarca imzalanmış telgraflar ?resmi telgraf? olarak ifade edilirken, resmi kurumlar dışında kalan gerçek veya tüzel kişiler tarafından çekilen telgraflar ise ?özel telgraf? olarak ifade edilir. Telgraf ile gönderimlerde ayrıca ek hizmetlerden de yararlanılabilir. Bu ek hizmetler arasında; kabulünden altı saat içerisinde alıcısına ulaşan acele telgraf, sadece ilgili kişiye teslim edilen telgraf, göndericisi tarafından talep edilen gün ve saat diliminde teslim edilen telgraf, postrestant adresli telgraf ve gönderen tarafından alıcının kendisine üç ay içerisinde cevap vereceği, ücretin gönderen tarafından verildiği cevaplı telgraf türleri de vardır.

Doğru - Yanlış Testleri

Aşağıdaki ifadeleri doğru-yanlış şeklinde doldurun. Hatalı bildiğiniz konu başlıklarını tekrar gözden geçirin.

(   ) (Belgelerde bulunan ?dosyalanabilir? ibaresi ile ilgili); Belge üzerindeki işlemlerin tamamlandığını belirtir.

(   ) "Kısmi belgelerin düzenlenmesi" belge yönetim sistemleri kapsamında dikkat edilmesi gereken unsurlardan biridir.

(   ) "Örgüt yapılarına göre belgeler" belge türlerinden biridir.

(   ) "Bürokrasi faaliyetlerini artırması" belge yönetim sistemlerinde dikkat edilmesi gereken konulardan biridir.

(   ) (Belgelerde bulunan ?dosyalanabilir? ibaresi ile ilgili); Dosyalama sistemine dahil edilmeden önce gruplandırılmalıdır.

D Y Y Y D

Boşluk Doldurma Aşağıdaki ifadelerdeki boşlukları doldurun. Hatalı olduğunuz konu başlıklarını tekrar gözden geçirin.

1) Belge kavramının tanımı ...........dır

2) Belge gönderilirken zarfın sağ üst köşesinde yer alan bölüm ...........dır

3) Gelen belge defterinde ?gelen belgenin gönderildiği birim veya kişi, belge hakkında yapılan işlem veya bilinmesi gerekenlerin kaydedildiği bölüm ...........dır

4) Kayıt defteri içerisinde belgeyle birlikte gönderilen ve belgeyi tamamlayıcı nitelikteki dokümanların belirtildiği bölüm ...........dır

5) Belge gönderilirken zarfın sol üst köşesinde yer alan bölüm ...........dır

6) Belgelerin üretiminden depolanmasına ve yok edilmesine kadar olan süreci ifade eden kavram ...........dır

7) Gelen belgenin örgütün dosyalama sistemi içerisinde nereye ait olduğunu belirten bölüm ...........dır

8) İşletme içerisinde günlük işlemlerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan belge türü ...........dır

9) Gönderilen belgenin içeriğinin veya temasının kısaca açıklandığı bölüm ...........dır

10) Bir yazının, bir hesabın, tarih, numara ya da kopyasının bir yerde yazılı olarak bulunmasına ve aynı zamanda bilgi taşımasına ...........denir

11) Dosyalama sisteminin içeriğinin bilinmesine, dosya adlarının ve numaralarının düzenli bir biçimde bulunmasına olanak sağlayan listelere ...........denir

12) Sosyal, ekonomik, kültürel veya tarihsel olaylara konu olabilecek örgütsel faaliyetler kapsamındaki belgelere ...........denir

13) Stenografi yöntemi ile birlikte uygulandığında verimliliği artan, ilgili personelin sesini kaydeden belge çoğaltma aracı ...........dır

14) İstenilen bir sonucun, hukuk önünde ortaya konulabilmesini temin etmek amacıyla yetkili mercii ya da kurumlar tarafından düzenlenen ve ilgili kişiye ya da muhatabına ulaştırılan gönderi türüne ...........denir

15) Elde edilen kopyalara imza ekleme olanağı sunan ve her seferinde tek bir renkli baskı yapabilme özelliğine sahip olan belge çoğaltma aracı ...........dır

1) Bir iletişim amacı güden ve kanıt niteliği taşıyan her türlü doküman.  2) Posta pulu 3) Açıklamalar 4) Ek  5) Gönderenin adresi  6) Belge yönetimi  7) Dosya numarası  8) İşlem belgeleri  9) Konu  10) Kayıt  11) Dosya planı 12) Araştırma değeri açısından belgeler  13) Dikte makinesi 14) Tebligat  15) Multigraf çoğaltma makinesi  Kaynak: www.onlinefotokopi.com

#-

Ünite İle İlgili Çıkmış Sorular

1. Belge kavramının tanımı aşağıdakilerden hangisidir?   A) Basılı her türlü materyal.   B) Bir iletişim amacı güden ve kanıt niteliği taşıyan her türlü doküman.   C) Kurumsal olarak basılmış her türlü materyal.   D) Formatlanmış her türlü doküman.   E) Yetkili merciler tarafından onaylanmış her türlü doküman. 2016 Dönem Sonu Doğru Cevap: B

2. Belgelerin geldiği servisteki ilgili personel tarafından imza karşılığında alınması aşağıdaki belge teslim türlerinden hangisi kapsamına girer?   A) Dijital yolla gelen belgeler   B) Kurye ile gelen belgeler   C) Kargo ile gelen belgeler   D) Posta ile gelen belgeler   E) Taahhütlü ya da iadeli taahhütlü belgeler 2016 Dönem Sonu Doğru Cevap: E

3. Aşağıdakilerden hangisi nitelikleri bakımından belgeler sınıflaması içinde ver almaz?   A) Gizli belgeler   B) işlem belgeler   C) Kıymetli belgeler   D) Resmi belgeler   E) Mali belgeler 2017 Ara Sınav Doğru Cevap: B

4. Belge gönderilirken zarfın sağ üst köşesinde yer alan bölüm aşağıdakilerden hangisidir?   A) Posta pulu   B) Gönderi biçimi   C) Gönderenin adresi   D) Alıcının adresi   E) Barkod alanı 2017 Ara Sınav Doğru Cevap: A

5. Gelen belge defterinde ?gelen belgenin gönderildiği birim veya kişi, belge hakkında yapılan işlem veya bilinmesi gerekenlerin kaydedildiği bölüm aşağıdakilerden hangisidir?   A) Açıklamalar   B) Geldiği yer   C) Konu   D) Ek   E) Belge numarası 2017 Ara Sınav Doğru Cevap: A

6. Kayıt defteri içerisinde belgeyle birlikte gönderilen ve belgeyi tamamlayıcı nitelikteki dokümanların belirtildiği bölüm aşağıdakilerden hangisidir?   A) Dokümanlar   B) Konu   C) Açıklamalar   D) Dosya numarası   E) Ek 2017 Ara Sınav Doğru Cevap: E

7. Dosyalama ve arşivlemenin temel kavramları ile ilgili aşağıdaki özelliklerden hangisi doğrudur?   A) Dış çevre ile etkileşim içinde olmaması   B) Yetki aşımı durumlarının oluşması   C) Kanıt niteliği taşımaması   D) Yazışma ve dosyalama işlemlerinin koordineli olmaması   E) Örgüt içi yönetsel faaliyetler açısından önemli olması 2017 Ara Sınav Doğru Cevap: E

8. Aşağıdakilerden hangisi örgüt içerisinde yapılan faaliyetler sonucunda oluşan tüm belgelerin bölüm ve/veya konu tasnifi yapılarak belirli bir standart dâhilinde oluşturulması işlemidir?   A) Dosyalama   B) Kayıt yönetimi   C) Dosyalama süreci   D) Dosya planı   E) Kayıt yaşam süreci 2013 Ara Sınav Doğru Cevap: D

9. Belge gönderilirken zarfın sol üst köşesinde yer alan bölüm aşağıdakilerden hangisidir?   A) Posta pulu   B) Postalama şekli   C) Alıcının adresi   D) Gönderenin adresi   E) Damga yeri 2013 Ara Sınav Doğru Cevap: D

10. Belgelerin üretiminden depolanmasına ve yok edilmesine kadar olan süreci ifade eden kavram aşağıdakilerden hangisidir?   A) Enformasyon teknolojileri   B) Belge yönetimi   C) Dosyalama sistemi   D) Arşivleme   E) Kayıt 2013 Ara Sınav Doğru Cevap: B

11. Gelen belgenin örgütün dosyalama sistemi içerisinde nereye ait olduğunu belirten bölüm aşağıdakilerden hangisidir?   A) Açıklamalar   B) Ek   C) Belge numarası   D) Konu   E) Dosya numarası 2013 Ara Sınav Doğru Cevap: E

12. İşletme içerisinde günlük işlemlerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan belge türü aşağıdakilerden hangisidir?   A) Danışma belgeleri   B) Gizli belgeler   C) Resmi belgeler   D) İşlem belgeleri   E) Örgüt içi belgeler 2014 Ara Sınav Doğru Cevap: D

13. Bir olayın gerçeğe uygunluğunu veya bir olayın varlığını kanıtlayan her türlü bilgi kaynağına ne ad verilir?   A) Kayıt   B) Belge   C) Belge yönetimi   D) Arşiv   E) Kayıt yönetimi 2014 Ara Sınav Doğru Cevap: B

14. I. Yazılı II. Sözlü III. Görüntülü Yukarıdaki ifadelerden hangilerinde bilgilerin iletişim kaynakları içinde dolaşma biçimleri tam ve doğru olarak verilmiştir?   A) Yalnız I   B) I ve II   C) I ve III   D) II ve III   E) I, II ve III 2014 Ara Sınav Doğru Cevap: E

15. Aşağıdakilerden hangisi belge yönetim sistemleri kapsamında dikkat edilmesi gereken unsurlardan biri değildir?   A) Sistemin örgüt yapısının karakterine göre düzenlenmesi   B) Sistematik bir biçimde yaklaşım sağlaması   C) Örgütsel hafızayı sağlaması   D) Kısmi belgelerin düzenlenmesi   E) Belge imhası konusunda standart sağlaması 2014 Ara Sınav Doğru Cevap: D

Ders Analizi

Son 5 yılda çıkmış soruların ünitelere göre analizi

Ara Sınav Üniteleri

1.Ünite Belge Akışı 35 soru

2.Ünite Dosyalama Sistemleri 30 soru

3.Ünite Dosyalama Sisteminin Kurulması 38 soru

4.Ünite Belge Değişim Süreci 36 soru

Dönem Sonu Sınavı Üniteleri

5.Ünite Elektronik Belgeler: Üretme ve Koruma 16 soru

6.Ünite Elektronik Belge Yönetim Sistemi 19 soru

7.Ünite E-Devlet İle Belge Yönetimi 20 soru

8.Ünite Arşivleme 18 soru

Tebrikler. 1. Üniteyi tamamladınız..

Buradaki bilgilerin tümü onlinefotokopi.com TEKKAYNAK ders çalışma kitapçıklarından alıntıdır.

Bu üniteye ait diğer çıkmış sorular ile diğer ünitelerine ait kaynakları ve deneme sınavlarını, Sınav öncesi pratik bilgileri , Doğru Yanlış ve Boşluk Doldurma Testlerini, Çözümlü Sorularıwww.onlinefotokopi.com sitesinden temin edebilirsiniz. onlinefotokopi olarak tüm sınavlarınızda başarılar dileriz.